Aplikasi Arsip Notaris dan PPAT

Salam... Seperti yang kita ketahui, di era tekhnologi informasi sekarang ini, semua pekerjaan manusia sedikit banyak telah di perbantukan menggunakan komputer, baik itu berupa PC, Laptop, Tablet, hingga Smartphone... Salah satunya ialah pekerjaan catat-mencatat atau arsip, mulai dari catatan yang paling kecil dan paling biasa dilakukan oleh ibu rumah tangga misalnya catatan belanja hingga yang paling kompleks yaitu sebuah perusahaan dengan semua arsipnya mulai dari catatan data karyawan, gaji karyawan, aset perusahaan, dan semua pencatatan lainnya yang merupakan sebuah data penting bagi perusahaan.

Dulu dizamannya, semua catatan di tuliskan pada sebuah kertas atau buku agenda, yang dikemudian hari ketika dibutuhkan dapat dibuka kembali catatan tersebut. namun dizaman sekarang pekerjaan catat-mencatat/arsip dengan cara konvensional tersebut sudah semakin ditinggalkan, apalagi untuk di daerah perkotaan atau wilayah dimana tersedianya listrik dan internet. semua catatan dapat di simpan pada sebuah kemputer dan disimpan didalam penyimpan online atau yang disebut Cloud Computing, sehingga siapapun kita dan dimanapun kita selagi ada listrik dan akses internet dan tentunya sebuah perangkat komputer baik berupa PC hingga Smartphone dapat melakukan pencatatan tersebut. Ya, aplikasi yang dimaksud tentunya sebuah aplikasi Online dimana data disimpan pada penyimpanan awan / cloud computing, dan tekhnologi yang paling umum dan mudah dalam hal ini yaitu sebuah aplikasi berbasis web yang kompatibel dengan semua Sistem Operasi dan semua jenis Device.

Inilah aplikasi Arsip Notaris dan PPAT

Halaman Login

Form Tambah Data

Halaman Daftar Akta PPAT

Halaman Buku Tamu

Form Kirim Pesan / SMS

Halaman Buku Agenda

Halaman Daftar Akta (Tabel Dinamic)

Halaman Dashboard

MODUL APP ARSIP NOTARIS DAN PPAT

Halaman	Fasillitas
Dashboard	Menampilkan tabel pesan masuk, menu Buat Pesan, menu Pesan Masuk, menu Pengaturan Admin, menu Service Gammu (koneksi modem GSM sebagai media kirim pesan)
Daftar Akta	Menampilkan Tabel Daftar Akta, menu Tambah Daftar Akta, Edit Akta dan Hapus Akta
Daftar Surat	Sub menu Surat Masuk, Surat Keluar, Surat Dibawah Tangan Yang Dibukukan, dan Surat Sibawah Tangan Yang Disahkan. Masing-masing sub menu menampilkan Tabel Daftar Surat, menu Tambah Daftar Surat, Edit Surat dan Hapus Surat.
Daftar Wasiat	Menampilkan Tabel Daftar Wasiat, menu Tambah Daftar Wasiat, Edit Wasiat dan Hapus Wasiat
Daftar Protes	Menampilkan Tabel Daftar Protes, menu Tambah Daftar Protes, Edit Protes dan Hapus Protes
Akta PPAT	Menampilkan Tabel Daftar Akta PPAT, menu Tambah Daftar Akta PPAT, Edit Akta PPAT dan Hapus Akta PPAT
Buku Tamu	Menampilkan Tabel Daftar Buku Tamu, menu Tambah Daftar Buku Tamu, Edit Buku Tamu, Hapus Buku Tamu dan menu Kirim SMS ke nomor tamu yang terdaftar
Pesan	Sub menu Buat Pasan, menu Pesan Masuk, menu Pesan Keluar dan menu Pesan Kirim
Buku Agenda	Menampilkan Tabel Statistik Jumlah Arsip pada masing-masing kategori pengarsipan yang ada, dan menu untuk mencetak laporan daftar arsip masing-masing pada setiap kategori

Dengan tampilan Responsif, sehingga nyaman di buka pada setiap ukuran layar device apapun, dan dengan tabel dinamic yang mudah dalam melakukan pencarian, sortir dan menampilan jumlah data, karena aplikasi ini bersifat web base sehingga dapat di instalasi pada komputer lokal ataupun online.

Aplikasi ini dibuat dengan standar buku pengarsipan dari INI (Ikatan Notaris Indonesia) sehingga insya Allah sesuai untuk di gunakan dalam pengarsipan di Kantor Notaris dan PPAT. Aplikasi ini telah di implementasikan di Kantor Notaris Achmad Ma'arif, SH, M.Si Kabupaten Bandung.

Jika berminat dengan aplikasi ini, bisa menghubungi admin. Terimakasih...

Tugas dan Fungsi Notaris & PPAT

Tugas Notaris

1. Membukukan surat-surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus (waarmerking).
2. Membuat kopi dari asli surat dibawa tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan.
3. Melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya (legalisir).
4. Memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan akta.
5. Membuat akta yang berhubungan dengan pertanahan.
6. Membuat akta risalah lelang.
7. Membetulkan kesalahan tulis dan/atau kesalahan ketik yang terdapat pada minuta akta yang telah di tanda tangan, dengan membuat berita acara (BA) dan memberikan catatan tentang hal tersebut padaminuta akta asli yang menyebutkan tanggal dan nomor BA pembetulan, dan salinan tersebut dikirimkan ke para pihak (pasal 51 UUJN).

Kewajiban Notaris menurut UUJN (pasal 16)

1. Bertindak jujur, seksama, mandiri, tidak berpihak dan menjaga kepentingan pihak yang terkait dalam perbuatan hukum;
2. Membuat akta dalam bentuk minuta akta dan menyimpannya sebagai bagian dari protokol Notaris, dan notaris menjamin kebenarannya; Notaris tidak wajib menyimpan minuta akta apabila akta dibuat dalam bentuk akta originali.
3. Mengeluarkan grosse akta, salinan akta dan kutipan akta berdasarkan minuta akta;
4. Wajib memberikan pelayanan sesuai dengan ketentuan dalam UUJN, kecuali ada alasan untuk menolaknya.
5. Yang dimaksud dengan alasan menolaknya adalah alasan:

• Yang membuat notaris berpihak,
• Yang membuat notaris mendapat keuntungan dari isi akta;
• Notaris memiliki hubungan darah dengan para pihak;
• Akta yang dimintakan para pihak melanggar asusila atau moral.

1. Merahasiakan segala suatu mengenai akta yang dibuatnya dan segala keterangan yang diperoleh guna pembuatan akta sesuai dengan sumpah \ jabatan.
2. Kewajiban merahasiakan yaitu merahasiakan segala suatu yang berhubungan dengan akta dan surat-surat lainnya adalah untuk melindungi kepentingan semua pihak yang terkait.
3. Menjilid akta yang dibuatnya dalam 1 bulan menjadi 1 buku/bundel yang memuat tidak lebih dari 50 akta, dan jika jumlahnya lebih maka dapat dijilid dalam buku lainnya, mencatat jumlah minuta akta, bulan dan tahun pembuatannya pada sampul setiap buku;Hal ini dimaksudkan bahwa dokumen-dokumen resmi bersifat otentik tersebut memerlukan pengamanan baik terhadap aktanya sendiri maupun terhadap isinya untuk mencegah penyalahgunaan secara tidak bertanggung jawab.
4. Membuat daftar dan akta protes terhadap tidak dibayarnya atau tidak diterimanya surat berharga;
5. Membuat daftar akta yang berkenaan dengan wasiat menurut uraian waktu pembuatan akta setiap bulan dan mengirimkan daftar akta yang dimaksud atau daftar akta nihil ke Daftar Pusat Wasiat Departemen Hukum Dan HAM paling lambat tanggal 5 tiap bulannya dan melaporkan ke majelis pengawas daerah selambat-lambatnya tanggal 15 tiap bulannya;
6. Mencatat dalam repotrorium tanggal pengiriman daftar wasiat pada seiap akhir bulan;
7. Mempunyai cap/stempel yang memuat lambang negara republik indonesia dan pada ruang yang melingkarinya dituliskan nama, jabatan, dan tempat kedudukan yang bersangkutan;
8. Membacakan akta di hadapan pengahadap dengan dihadiri minimal 2 orang saksi dan ditanda tangani pada saat itu juga oleh para penghadap, notaris dan para saksi;
9. Menerima magang calon notaris;

Larangan jabatan notaris menurut UUJN (pasal 17)
Notaris dilarang:

1.   Menjalankan jabatan di luar wilayah jabatannya;
2. Meninggalkan wilayah jabatannya lebih dari 7 hari kerja berturut-turut tanpa alasan yang sah;
3. Merangkap sebagai pegawai negeri;
4. Merangkap sebagai pejabat negara;
5. Merangkap sebagai advokat;
6. Merangkap jabatan sebagai pemimpin atau pegawai BUMN, BUMD, atau badan usaha swasta;
7. Merangkap sebagai pejabat pembuat akta tanah di luar wialayah jabatan notaris;
8. Menjadi notaris pengganti;
9. Melakukan profesi lain yang bertentangan dengan norma agam, kesusilaan atau kepatutan yang dapat mempengaruhi kehoramatan dan martabat jabatan notaris.

Notaris hanya berkedudukan di satu tempat di kota/kabupaten, dan memiliki kewenangan wilayah jabatan seluruh wilayah provinsi dari tempat kedudukannya. Notaris hanya memiliki 1 kantor, tidak boleh membuka cabang atau perwakilan dan tidak berwenang secara teratur menjalankan jabatan dari luar tempat kedudukannya, yang artinya seluruh pembuatan akta harus sebisa mungkin dlaksanakan di kantor Notaris kecuali pembuatan akta-akta tertentu. Notaris dapat membuat perserikatan perdata, dalam hal ini mendirikan kantor bersama notaris, dengan tetap memperhatikan kemadirian dan kenetralannya dalam menjalankan jabatan notaris.
Setiap Notaris ditempatkan di suatu daerah berdasarkan formasi notaris. Formasi notaris ditentukan oleh menteri Hukum dan HAM. dengan mempertimbangkan usul dari organisasi notaris.
Formasi Notaris ditentukan berdasarkan:

• Kegiatan dunia usaha;
• Jumlah penduduk;
• Rata-rata jumlah akta yang dibuat oleh dan/atau di hadapan Notaris setiap bulannya.

Sebagai pejabat umum, Notaris memiliki jam kerja yang tidak terbatas. Untuk itu notaris memiliki hak cuti. Ketentuan mengenai cuti notaris menurut UUJN (pasal 25-32):

1. Hak cuti bisa diambil setelah notaris menjalankan jabatannya secara efektif selam 2 tahun;
2. Selama cuti, notaris harus memilih notaris pengganti;
3. Cuti bisa diambil setiap tahun atau diambil sekaligus untuk beberapa tahun;
4. Setiap pengambilan cuti maksimal 5 tahun sudh termasuk perpanjangannya;
5. Selama masa jabatan notaris, jumlah waktu cuti paling lama ialah 12 tahun;
6. Permohonan cuti diajukan ke:

• Majelis pengawas daerah, untuk cuti tidak lebih dari 6 bulan;
• Majelis pengawas wilayah, untuk cuti 6 bulan sampai dengan 1 tahun;
• Majelis pengawas pusat, untuk cuti lebih dari 1 tahun.

1. Selain Notaris itu sendiri, dalam keadaan terdesak, suami/istri atau keluarga sedarah dalam garis lurus dari notaris dapat memohonkan permohonan cuti kepada majelis pengawas;
2. Apabila permohonan cuti diterima maka akan dikeluarkan sertifikat cuti yang dikeluarkan oleh pejabat yang ditunjuk;
3. Apabila permohonan cuti ditolak oleh pejabat yang berwenang memberikan cuti, maka penolakan itu harus disertai oleh alasan penolakan;
4. Notaris yang cuti wajib menyerahkan protokol notaris ke notaris pengganti.

• Apabila pada saat cuti, Notaris meningal dunia, maka notaris yang menggantikannya menjalankan jabatannya. Suami/istri atau keluarga sedarah dalam garis lurus dari notaris wajib melaporkannya kepada majelis pengawas daerah dalam jangka waktu 7 hari kerja sejak notaris itu meninggal.

Notaris pengganti adalah orang yang diangkat sementara untuk menggantikan notaris yang sedang cuti, sakit, atau untuk sementara berhalangan menjalankan jabatannya sebagai notaris (UUJN pasal 1 angka 3). Syaratnya (UUJN pasal 33 angka 1):

1.   WNI;
2. Cukup umur (27 tahun);
3. Berijazah sarjana hukum;
4. Telah berkerja sebagai karyawan kantor notaris paling sedikit 2 tahun berturut-turut.

Notaris pengganti habis masa kerjanya setelah masa cuti Notaris selesai.
Notaris pengganti khusus ialah seseorang yang diangkat sebagai notaris untuk menggantikan seorang Notaris, untuk membuat akta tertentu, karena di daerah kabupaten atau kota tidak ada notaris lain, sedangkan notaris yang menurut ketentuan UUJN tidak boleh membuat akta yang dimaksud (UUJN pasal 1 angka 4), syaratnya sama dengan notaris pengganti, yaitu:

1.  WNI;
2. Cukup umur (27 tahun);
3. Berijazah sarjana hukum;
4. Telah berkerja sebagai karyawan kantor notaris paling sedikit 2 tahun berturut-turut.

Notaris pengganti khusus ditunjuk oleh majelis pengawas daerah, dan ahnaya berwenang untuk membuat akta untuk kepentingan notaris dan keluarganya. (UUJN Pasal 34 ayat 1). Notaris pengganti khusus tidak disertai dengan penyerahan protokol notaris (UUJN pasal 34 ayat 2).
Pejabat sementara notaris, yaitu seseorang yang untuk sementara menjalankan jabatan Notaris bagi notaris yang:

1. Meninggal dunia;
2. Diberhentikan;
3. Diberhentikan sementara.

Yang diawasi oleh majelis pengawas:

•  Tingkah laku notaris;
• Pelaksanaan jabatan notaris;
• Pemenuhan kode etik notaris, baik kode etik dalam organisasi notaris ataupun yang ada dalam UUJN;

Organisasi Notaris adalah wadah perkumpulan notaris. Di Indonesia, hanya ada satu organisasi yang diakui yaitu Ikatan Notaris Indonesia (INI). INI telah ada dari awal munculnya profesi notaris di Indonesia. Wadah yang diakui hanya satu karena wadah profesi ini memiliki satu kode etik. Dan juga diakui oleh Departemen Hukum dan HAM, sesuai dengan keputusan menteri Hukum dan HAM No.M.01/2003 pasal 1 butir 13.

Proses Pendirian Yayasan

Pendirian suatu Yayasan berdasarkan Undang-Undang No. 16 Tahun 2001 mengenai Yayasan, yang diubah dengan Undang-Undang No. 28 Tahun 2004, diatur dalam pasal 9 UU No. 16/2001, yaitu:

1. Minimal didirikan oleh satu orang atau lebih. Yang dimaksud “Satu orang” di sini bisa berupa orang perorangan, bisa juga berupa badan hukum. Pendiri yayasan boleh WNI, tapi juga boleh orang asing (WNA atau Badan hukum asing). Namun demikian, untuk pendirian yayasan oleh orang asing atau bersama-sama dengan orang asing akan ditetapkan lebih lanjut dalam Peraturan Pemerintah (pasal 9 ayat 5).
2. Pendiri tersebut harus memisahkan kekayaan pribadinya dengan kekayaan Yayasan. Hal ini sama seperti PT, dimana pendiri “menyetorkan” sejumlah uang kepada Yayasan, untuk kemdian uang tersebut selanjutnya menjadi Modal awal/kekayaan Yayasan. 
3. Dibuat dalam bentuk akta Notaris yang kemudian di ajukan pengesahannya pada Menteri Kehakiman dan Hak Azasi Manusia, serta diumumkan dalam berita negara Republik Indonesia.

Dalam prakteknya, jika seseorang ingin mendirikan suatu yayasan, maka pertama-tama orang tersebut harus memiliki calon nama. Nama tersebut kemudian di cek melalui Notaris ke Departemen Kehakiman. Karena proses pengecekan dan pengesahan yayasan masih dalam bentuk manual (berbeda dengan PT yang sudah melalui sistem elektronik), maka untuk pengecekan nama tersebut calon pendiri harus menunggu selama 1 bulan untuk mendapatkan kepastian apakah nama tersebut dapat digunakan atau tidak. Karena proses yang cukup lama tersebut, sebaiknya calon pendiri menyiapkan beberapa nama sebagai cadangan.

Selama menunggu persetujuan penggunaan nama tersebut, calon pendiri dapat menyiapkan beberapa hal yang akan dicantumkan dalam akta pendirian yayasan (lihat contoh akta pendirian yayasan), yaitu:

1. Maksud dan tujuan yayasan, secara baku terdiri dari 3 unsur saja, yaitu: sosial-kemanusiaan, dan keagamaan. 
2. Jumlah kekayaan yang dipisahkan dari kekayaan pendirinya, yang nantinya akan digunakan sebagai modal awal yayasan.
3. Membentuk Susunan Pengurus yang minimal terdiri dari ketua, sekretaris dan bendahara (pasal 32 ayat 2) untuk jangka waktu kepengurusan selama 5 tahun.
4. Membentuk Pengawas (minimal 1 orang), yang merupakan orang yang berbeda dengan pendiri maupun pengurus (pasal 40 ayat 2 dan ayat 4). 
5. Menyiapkan program kerja Yayasan, yang ditanda-tangani oleh Ketua, sekretaris dan bendahara.

Setelah nama yang dipesan disetujui, maka pendiri harus segera menindak lanjuti pendirian Yayasan tersebut dengan menanda-tangani akta notaris. Notaris akan segera memproses pengesahan dari Yayasan tersebut dalam waktu maksimal 1 (satu) bulan sejak persetujuan penggunaan nama dari Departemen Kehakiman. Karena apabila proses pengesahan tidak dilakukan dalam waktu 1 bulan sejak persetujuan penggunaan nama, maka pemesanan nama tersebut menjadi gugur dan nama tersebut bisa digunakan oleh yayasan lain.

Untuk melengkapi legalitas suatu yayasan, maka diperlukan ijin-ijin standard yang meliputi:

1. Surat keterangan domisili Perusahaan (SKDP) dari Kelurahan/kecamatan setempat 
2. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) atas nama Yayasan
3. Ijin dari Dinas sosial (merupakan pelengkap, jika diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan sosial) atau 
4. Ijin/terdaftar di Departemen Agama untuk Yayasan yang bersifat keagamaan (jika diperlukan).

Sebagai penutup, sekali lagi perlu dicermati bahwa pendirian yayasan pada saat ini harus di ikuti tujuan yang benar-benar bersifat sosial. Karena sejak berlakunya Undang-Undang No. 16/2001, maka yayasan tidak bisa digunakan sebagai sarana kegiatan yang bersifat komersial dan harus murni bersifat sosial.